Anche con diverse opzioni di comunicazione disponibili (come la chat o le videoconferenze), le email aziendali sono ancora in uso nel mondo del lavoro. I dipendenti passano ancora metà della loro giornata lavorativa, una media di quattro ore, a inviare 90 miliardi di email aziendali. E non sembra che questo cambierà presto. Nel 2018, si contano oltre 139,4 miliardi di email aziendali al giorno.
Con le aziende che contano molto sulla comunicazione scritta veloce e puntuale come quella delle email, è incredibile che la maggior parte dell'esposizione dei dipendenti alle pratiche professionali di scrittura commerciale sia solitamente limitata a uno o due corsi all'università. Comunicazioni aziendali chiare, indipendentemente dal mezzo, possono far risparmiare tempo, aumentare la produttività e prevenire le incomprensioni e i contrasti.
Quindi, ecco sette consigli per rendere le tue email professionali ed efficaci:
1. Mantieni la comunicazione semplice, veloce e mirata.
Elimina qualsiasi premessa e retroscena e vai direttamente al punto. Indica il tuo bisogno specifico nella prima frase o nell'oggetto, se possibile. Assicurati di comunicare il lasso temporale se ce n'è uno, soprattutto se la richiesta è urgente.
In questo modo:
Non così:
2. Usa un formato chiaro.
Se la tua email è più complessa e coinvolge diverse domande o argomenti, suddividila in parti più semplici. Gli elenchi, sia puntati che numerati, possono aiutarti a organizzare i tuoi pensieri e agevolare il tuo contatto nella risposta.
In questo modo:
Perché rende la risposta più semplice da formattare. In questo modo:
3. Evita gergo, parole chiave, tutto maiuscolo, tutto minuscolo, faccine e abbreviazioni.
Niente di tutto ciò è adatto a un'email professionale. Non usare più punti esclamativi o punti di domanda consecutivi, altrimenti la tua email potrebbe essere scambiata per spam. E assicurati sempre di rileggere la tua email due volte prima di inviarla, per evitare errori di battitura o di ortografia.
Non fare così:
4. Non far attendere la risposta.
Può succedere molto a un'email. Una cattiva connessione, un indirizzo scritto in modo errato o un filtro spam troppo zelante può impedire a un'email di raggiungere la tua casella di messaggi in arrivo. Quindi non rispondere dopo troppo tempo e non far aspettare il mittente. Una tempistica massima comune è di 24 ore, ma si sta estendendo. Anche se non hai le informazioni o i materiali richiesti nell'email, puoi sempre rispondere e dire: "Arriveranno, ci serve un po' di tempo per recuperare quello che avete chiesto." E assicurati sempre di finire una conversazione via email con un messaggio per ringraziare o confermare quanto detto.
In altre parole, non comportarti così:
5. Leggi e rispondi all'intera email.
È irritante quando la persona a cui hai inviato un'email risponde solo al primo punto del tuo messaggio e ignora le altre domande e questioni. Cerca di non farlo. Prenditi il tempo per leggere l'intera email prima di rispondere. Tratta ogni punto, ma ricorda di farla sempre breve. Se non ci riesci, se ci sono troppe questioni o troppe persone coinvolte, è il momento di affrontare il problema in una telefonata o una riunione.
Ad esempio, non rispondere a un'email come questa:
In questo modo:
6. Non premere mai "Invio" quando ti arrabbi.
La comunicazione scritta è incompleta. È facile fraintendere il significato di un'email e sentirsi aggrediti. Fatti un favore e lascia perdere. Prenditi il tempo per calmarti. Rileggi l'email più tardi a mente lucida e lascia al mittente il beneficio del dubbio. Inizia ad abbozzare una risposta solo dopo.
Quindi, se rispondi alla seconda email del punto 5, non scrivere così:
7. Impara quando rispondere al telefono.
Non tutte le comunicazioni possono (o devono) essere gestite via email. Come detto sopra, alcuni problemi diventano troppo complicati o coinvolgono troppe persone per restare confinati in un'email. E non usare le email per cancellare una riunione all'ultimo minuto o dare cattive notizie.
Il modo in cui la tua azienda comunica, sia internamente che con clienti e partner, rappresenta la tua affidabilità e la tua tempestività. Adottare questi consigli aiuterà le tue email aziendali a misurarsi con lo smalto e la professionalità che desideri in un progetto.
Assicurati di condividere qualsiasi consiglio tu abbia nei commenti. E quando la situazione richiede una telefonata, scopri come un sistema telefonico basato sul cloud di GoToConnect può aiutarti a comunicare meglio.