Découvrez comment organiser une téléconférence ou une réunion en ligne
Les téléconférences et les réunions en ligne permettent d’échanger facilement et efficacement. Réunir tous vos participants dans un même espace numérique vous permet de communiquer des idées et de partager des réflexions en tant que groupe, quelle que soit la distance.
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Étape 1. Connexion à votre compte
Pour organiser une téléconférence ou une réunion en ligne, vous devez créer un compte GoToMeeting. GoToMeeting propose un essai gratuit de 14 jours pour découvrir le service sans engagement. Une fois titulaire d’un compte, connectez-vous pour accéder à vos options à la page « Mes réunions ». -
Étape 5. Renseignements et invitations
Utilisez la page « Mes réunions » pour inviter les participants. Vous pouvez y revenir à tout moment pour modifier les informations ou inviter davantage de participants. Les plug-ins optionnels vous permettent également de programmer vos réunions directement depuis Outlook ou Google Agenda. -
Étape 2. Planification de la réunion
Dans la page « Mes réunions » (My Meetings), cliquez sur le bouton « Programmer » dans la section « Planifier une réunion » (Schedule a meeting). Une nouvelle fenêtre s’ouvrira dans votre navigateur. Utilisez les options disponibles pour sélectionner une date et une heure pour la téléconférence. Indiquez s’il s’agit ou non d’une réunion récurrente. Si les participants se trouvent dans différents fuseaux horaires, assurez-vous de choisir pour votre réunion une heure qui convienne à tout le monde. Nous recommandons les jeudis entre midi et 15 h. -
Étape 6. Démarrage de la réunion
Si vous souhaitez organiser une réunion spontanée et immédiate, vous pouvez le faire depuis la page « Mes réunions ». Il vous suffit de cliquer sur « Démarrer votre réunion », puis de cliquer sur « Partager » pour envoyer les informations à vos participants. Pour lancer une réunion planifiée, accédez à votre historique de réunions, retrouvez la réunion en question et cliquez sur le bouton « Démarrer ». -
Étape 3. Choix des options audio
Depuis la même fenêtre, cliquez sur l’onglet « Audio » pour accéder aux options correspondantes. De là, vous pouvez choisir d’utiliser les options audio intégrées de votre ordinateur, telles qu’un microphone et des enceintes, ou votre propre service de téléconférence. GoToMeeting propose également des options de numéros gratuits longue distance, ainsi que la fonctionnalité Call Me. -
Étape 7. Panneau de commande.
Pendant la réunion, vous pouvez accéder à différentes options depuis le panneau de commande situé du côté droit de la fenêtre de votre navigateur. Vous y trouverez également la liste complète des participants à la téléconférence. -
Étape 4. Autorisations et mots de passe
Deux autres onglets sont accessibles dans cette fenêtre : « Co-organisateurs » et « Mot de passe ». Depuis l’onglet « Co-organisateurs », vous pouvez donner à un participant les mêmes droits qu’à l’organisateur, pour lui permettre de diriger et contrôler la téléconférence depuis son propre ordinateur. Pour plus de sécurité, vous pouvez définir un mot de passe via l’onglet « Mot de passe » puis transmettre ce mot de passe à vos participants. -
Étape 8. Conclusion
Lorsque la téléconférence est terminée, demandez à vos participants s’ils ont des questions ou des préoccupations. Partagez l’enregistrement de la conférence avec tous les participants. -
Étape 9. Suivi
Effectuez votre suivi auprès des participants peu de temps après le webinaire, de préférence sous 24 heures. Demandez-leur s’ils ont d’autres questions ou requêtes. -
Quels sont les avantages des téléconférences ?
Vous savez comment organiser une réunion en ligne avec GoToMeeting ? Bien. Voici quelques raisons d’utiliser des téléconférences dans le cadre de vos activités.
Simplifiez vos communications
Réunir tout le monde pour une téléconférence devrait être un jeu d’enfant. Les options de planification et de contact intégrées à GoTo Meeting permettent de rassembler votre équipe d’un simple clic.
Connectez-vous depuis n’importe où
N’importe quel ordinateur fixe ou portable, Mac ou PC, permet de participer à une téléconférence GoTo Meeting. Il en va de même pour les appareils mobiles iOS et Android grâce à l’appli GoTo Meeting. Où que vous alliez, vous aurez accès à de puissantes options de conférence.
Intégrez vos agendas
Encore un programme qui vous harcèle de rappels et divise votre attention ? Non merci ! Grâce aux plug-ins GoTo Meeting, planifiez et accédez à vos réunions directement depuis Outlook et Google Agenda.
Téléconférences simples et transparentes avec GoToMeeting
GoToMeeting offre une suite complète de fonctionnalités de téléconférence pour vous aider à tirer le meilleur parti de vos réunions.
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Numéros gratuits en option dans plus de 50 pays
Échangez avec les membres de votre équipe, vos clients et vos prospects partout dans le monde, sans que vos participants n’aient à se soucier de frais d’appel longue distance. GoToMeeting propose des numéros gratuits en option pour plus de 50 pays.
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Enregistrement gratuit des téléconférences
Ne laissez pas filer des informations ou des idées importantes. L’enregistrement des téléconférences de GoToMeeting génère une archive numérique et une retranscription de vos téléconférences. Vous pouvez revoir et partager le fruit de vos réunions, ou le conserver pour usage ultérieur.
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Téléconférence avec partage d’écran. Un clic suffit pour se réunir.
S’il y a bien une chose à éviter lors d’une téléconférence, ce sont des commandes mal pensées et trop complexes. Grâce à GoToMeeting, vous pouvez configurer une réunion et partager votre écran en toute simplicité. Il suffit d’appuyer sur un bouton.
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Invitations via e-mails personnalisés
Témoignez à vos invités l’intérêt que vous leur portez avec des e-mails d’invitation personnalisés, adressés personnellement et représentatifs de votre marque.
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Visioconférence haute qualité
Si l’audio ne suffit pas, intégrez la vidéo HD à vos téléconférences et laissez la communication non verbale faire son œuvre.
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Planification intégrée
Incorporez GoToMeeting dans vos agendas actuels. Les plug-ins GoToMeeting pour Outlook et Google Agenda vous permettent de centraliser tous vos rendez-vous importants.
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Applications mobiles
N’obligez personne à rester au bureau. Les applications mobiles GoToMeeting pour iOS et Android font de la téléconférence en déplacement une réalité.
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Connexions sans réservation
Avec OpenVoice, vous pouvez inclure jusqu’à 500 participants en audioconférence sans planifier ni réserver en amont les capacités du pont de conférence. Organisez vos audioconférences dès que le besoin s’en fait sentir, même à la dernière minute.
Trouvez des réponses à toutes vos questions
- Une checklist de planification de réunions vous aidera à organiser des réunions efficaces. Voici quelques exemples d’éléments à faire figurer sur cette ressource :
- Déterminez l’objectif de la réunion.
- Définissez un ordre du jour initial.
- Établissez une liste des participants à la réunion.
- Déterminez le rôle de chacun des participants à la réunion.
- Prévoyez une date, une heure et un lieu pour la réunion.
- Envoyez une invitation aux principaux participants à cette réunion.
- Voici quelques astuces pour bien commencer votre téléconférence :
- Commencez par vous présenter, puis présentez les autres participants de votre téléconférence.
- Récapitulez brièvement les objectifs de la réunion, puis entrez sans plus tarder dans le vif du sujet.
- Coordonnez l’ordre de parole avant le début de la conférence.
- Dirigez les débats en recentrant les échanges de l’équipe et en évitant les digressions.
- Envoyez un bref récapitulatif après la conférence.
- Le meilleur moyen de présenter quelqu’un lors d’une téléconférence est :
- de donner son nom et de décrire brièvement son rôle ;
- d’expliquer en quelques mots pourquoi cette personne participe à cette conférence ;
- de spécifier le moment où cet interlocuteur interviendra durant la conférence (le cas échéant).
Faire preuve de ponctualité, accorder toute son attention aux participants et ne pas les interrompre, telles sont les règles de bonne conduite en téléconférence. Vous n’arriveriez pas en retard lors d’une importante réunion en présentiel. Il en va de même pour une téléconférence. Lorsque vous n’avez pas la parole, il est bienvenu de couper votre microphone afin d’éviter tout bruit ou interférence parasite.
Le coût d’une téléconférence est généralement très abordable, avec des tarifs qui varient en fonction du nombre d’utilisateurs et des fonctionnalités dont vous avez besoin. Les plateformes de téléconférence les plus robustes offrent généralement davantage de fonctionnalités et coûtent donc légèrement plus cher. En règle générale, un bon service de téléconférence peut coûter entre 14 et 40 $ par mois en fonction du type de service que vous choisissez. Consulter les tarifs de GoToMeeting
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