Qu'est-ce que l'ITAM ? Un guide complet sur la gestion des ressources informatiques

À l'heure d'aujourd'hui, l'inventaire informatique des entreprises est en évolution constante. Il comprend le matériel (les appareils tels que les ordinateurs portables, les tablettes, les téléphones mobiles et plus encore), les logiciels (les programmes exécutés sur ces appareils), les licences, les contrats d'assistance et les accords de niveau de service (SLA), les systèmes de gestion des données et plus encore. Ces ressources ne sont pas seulement des investissements onéreux : elles sont essentielles pour la croissance de l'entreprise et pour favoriser la productivité des employés.

La gestion des ressources informatiques (ITAM) permet aux équipes informatiques de gérer entièrement le cycle de vie des ressources informatiques d'une entreprise, dans le but d'améliorer son retour sur investissement (ROI) et sa sécurité.

Quelle est l'importance de l'IATM en informatique ?

À l'époque du numérique, où de plus en plus de ressources informatiques sont essentielles pour le travail (qu'il soit hybride, à distance, ou dans un bureau) et où les investissements dans les ressources numériques pèsent de plus en plus dans le bilan d'une entreprise, l'ITAM n'a jamais été aussi importante. Les solutions de gestions des ressources informatiques offrent aux entreprises une visibilité complète de leur matériel et de leurs logiciels, mais également de leur utilisation, de l'assistance et de leur protection et plus encore. Elles les aident également à gérer ces ressources essentielles.

À une époque où les cybermenaces sont de plus en plus nombreuses et sophistiquées, les outils d'ITAM aident également les entreprises à se protéger (et à protéger leurs données) en leur permettant à la fois d'éviter les cyberattaques et d'y réagir avec efficacité.

En quoi la gestion des ressources informatiques est-elle importante ?

Si vous gérez et optimisez mal vos ressources informatiques onéreuses, et que vous ne faites pas correctement les maintenances et les mises à jour, vous jetez de l'argent par les fenêtres.

L'ITAM joue un rôle important dans les entreprises modernes, car elle vous donne de la visibilité et du contrôle. Elle vous permet de gérer de façon dynamique chaque ressource et d'en tirer le plus de valeur. L'ITAM réduit les coûts et améliore l'efficacité opérationnelle en prolongeant l'espérance de vie des ressources informatiques et en aidant les organisations à comprendre quelles ressources arrivent au terme de leur cycle de vie et doivent être remplacées.

Qui a besoin d'un logiciel de gestion des ressources informatiques ?

L'utilisation d'un logiciel de gestion des ressources informatiques peut être un atout pour toute entreprise qui doit gérer et protéger des ressources informatiques. Quelle que soit leur taille, les équipes informatiques tirent profit de la possibilité de suivre et de gérer les ressources, notamment le matériel, les logiciels et les serveurs, pendant tout leur cycle de vie. Elles peuvent également :

• Relier les ressources informatiques à des utilisateurs spécifiques pour la conformité/comptabilité
• Associer les ressources à des appareils en ligne
• Faire correspondre les ressources aux tickets d'assistance, afin d'avoir une vue unique des appareils, des logiciels et des utilisateurs

Quels sont les composants essentiels de la gestion des ressources informatiques ?

Parmi les éléments essentiels de l'ITAM, on trouve :

• La détection automatique des ressources : l'ITAM détecte automatiquement tous le matériel et les logiciels installés sur le réseau d'une organisation.
• La gestion de l'inventaire : l'ITAM permet d'enregistrer les ressources qu'une organisation utilise. L'inventaire comprend des données telles que le nom de la ressource, le type d'accord de licence et la version.
• La gestion des licences : l'ITAM permet de stocker les licences des ressources. L'organisation reçoit automatiquement une alerte si elle utilise rarement la licence et si elle risque d'enfreindre l'accord de licence (c'est-à-dire, si elle achète un logiciel qu'elle utilise peu ou jamais), ou si elle utilise trop souvent la licence. L'ITAM permet également de suivre les dates d'expiration des accords de licence et envoie une alerte à l'organisation avant les échéances. Les avantages en termes de conformité sont indéniables.
• Gestion des versions et des correctifs : l'ITAM vous permet de suivre la mise en œuvre de nouveaux correctifs et de nouvelles versions afin que vos ordinateurs soient mis à jour, sécurisés et qu'ils fonctionnent correctement.

Quels outils et fonctionnalités un système ITAM offre-t-il en général ?

Les solutions ITAM ne sont pas toutes rigoureusement identiques. Il existe cependant 7 outils/fonctionnalités indispensables :

• Saisie manuelle des ressources : elle vous permet d'ajouter n'importe quelle ressource et de développer votre base de données.
• Importation des ressources en masse : pour faciliter l'intégration et la migration des données provenant d'autres sources (par le biais d'un modèle téléchargeable).
• Inventaire : un aperçu unique de votre base de données sur lequel vous retrouverez toutes les informations pertinentes.
• Aperçu détaillé de la ressource : vous permet d'accéder au profil de l'élément sélectionné et aux informations détaillées qui s'y rapportent.
• Actions sur la ressource : vous permet d'effectuer des tâches de gestion de la ressource de base, aussi bien à partir de l'inventaire que de l'aperçu détaillé ou au cours de la saisie manuelle.
• Catégories personnalisables : champs ou étiquettes qui vous permettent d'adapter les informations/données aux besoins/à la façon de faire de votre entreprise.
• Fonction de recherche : vous permet de trouver la ressource informatique ou l'information dont vous avez besoin dans votre base de données.

Quelles sont les meilleures pratiques pour la mise en œuvre de l'ITAM ?

Les meilleures pratiques de mise en œuvre de l'ITAM sont en évolution constante. Elles doivent être adaptées à vos besoins, cependant nous en avons rassemblé quelques-unes que vous pourrez suivre lors de la mise en œuvre de l'ITAM :

Définissez clairement des objectifs et des cadres

Commencer par définir en détail les objectifs de votre programme d'ITAM. Définissez exactement les types de ressources que vous allez gérer, les données que vous allez devoir recueillir et les objectifs que vous souhaitez atteindre en matière de gestion des données (c'est-à-dire les indicateurs clés de votre succès). L'ITAM vous aidera à les atteindre, mais vous devrez d'abord les définir.

Obtenez l'accord du responsable

Veillez à ce que le responsable senior vous accorde un budget et à trouver un sponsor pour la mise en place de l'ITAM. L'ITAM sera ainsi une priorité stratégique, et ne sera pas mise de côté en cours de mise en œuvre.

Mettez une équipe pluridisciplinaire en place

Créez une équipe composée de membres du service d'informatique, d'achats, des finances et des autres services concernés. Cette équipe veillera à ce qu'une méthode de mise en œuvre de l'ITAM exhaustive soit adoptée.

Créez et documentez des politiques et des procédures

Développez des politiques et des procédures d'ITAM claires qui permettront de définir la méthode d'achat, de suivi et de mise au rebut des ressources. Veillez à ce que ces politiques correspondent aux objectifs de votre organisation et aux exigences en matière de conformité.

Gérez l'inventaire en permanence

Créez un inventaire exhaustif de toutes vos ressources informatiques, y compris les matériels, les logiciels, les licences et les données associées. Si possible, utilisez des outils automatisés pour la détection des ressources.

Garantissez l'exactitude et la qualité des données

Faites tout ce qui est en votre pouvoir afin d'avoir toutes les données à votre disposition et de garantir leur fiabilité et leur précision. Validez-les régulièrement pour éliminer tout manque de précision.

Classez et catégorisez les ressources

Classez vos ressources informatiques en fonction de leur importance, de leur propriétaire et d'autres facteurs importants. Cela vous aidera à établir des priorités en matière de gestion et à prendre des décisions éclairées.

Bâtissez des méthodes de gestion des ressources informatiques pour l'ensemble du cycle de vie

Développez des processus pour la totalité du cycle de vie de la ressource, de l'achat à la mise au rebut, en passant par la mise à jour. Cela comprend le suivi de la garantie et des contrats d'assistance.

Automatisez les outils et la technologie

Investissez dans des outils et des logiciels ITAM pour l'automatisation et l'optimisation de la détection de ressource, du recueil et des rapports de données de la ressource. Une fois l'automatisation mise en place, la quantité de travail manuel et d'erreurs qu'il engendre diminuera fortement. C'est en cela que consiste l'ITAM : renforcer l'efficacité.

Si vous êtes arrivé jusqu'ici, vous en savez déjà plus sur la gestion des ressources informatiques que de nombreux professionnels du secteur. Voici quelques ressources pour en savoir encore plus :

• International Association of IT Asset Managers (IAITAM) : une des organisations les plus reconnues du secteur. L'IAITAM offre des certifications, des formations et des événements afin d'aider les professionnels de l'informatique à rester au courant des meilleures pratiques en matière d'ITAM.
  • Branches locales et groupes d'utilisateurs de l'IAITAM : il existe de nombreuses branches locales et groupes d'utilisateurs de l'IAITM qui peuvent vous fournir d'excellentes occasions de partager vos connaissances avec d'autres professionnels de l'ITAM.
• Revue ITAM : une ressource en ligne qui vous fournit des actualités, des articles et des critiques liés au domaine de la gestion des ressources informatiques.
• Organisations de gestion des actifs logiciels (SAM) : selon votre objectif, des organisations de SAM telles que l'International Business Software Managers Association (IBSMA) ou la Business Software Alliance (BSA) peuvent vous fournir des informations et des ressources précieuses.
• Ressources propres aux fournisseurs : de nombreux fournisseurs de solutions informatiques, dont GoTo, disposent de leurs propres ressources liées à la gestion de leurs produits. Celles-ci peuvent s'avérer précieuses si vous avez les offres d'ITAM de fournisseurs particuliers en tête.