Com o inventário de TI da sua organização crescendo, saber controlar os ativos de software com eficiência é uma grande vantagem, principalmente se você trabalha com administração de TI ou prestação de serviços gerenciados (MSP, na sigla em inglês). É nesse ponto que uma solução de gerenciamento de ativos de software (SAM, na sigla em inglês) de primeira linha pode ajudar, porque com ela sua equipe pode gerenciar todos os ativos de software de TI em uma única plataforma.
Neste guia, entenderemos o que é SAM, descreveremos as cinco principais práticas recomendadas para gerenciar ativos de software e discutiremos como elas podem otimizar as operações da sua organização.
O que é gerenciamento de ativos de software?
Gerenciamento de ativos de software (SAM) é uma abordagem simples, porém estratégica, para a gestão e otimização de compras, do uso e da manutenção de ativos de software durante todo o seu ciclo de vida.
Ao implementar as práticas recomendadas de SAM, as organizações podem criar um inventário de software abrangente para ampliar sua capacidade de gerenciar e controlar seus ativos de software de TI. Essa abordagem proativa evita riscos de segurança que um software desatualizado pode oferecer, além de monitorar o cumprimento dos contratos de licenciamento para evitar multas.
Além disso, o SAM oferece a implementação de processos eficazes de ambientação e desligamento de pessoal. Por exemplo, o SAM simplifica o processo de concessão de acesso aos recursos de software necessários a novos funcionários. Em uma situação de desligamento, o SAM também ajuda a revogar com segurança o acesso aos softwares para evitar violações de dados. Dessa forma, essas medidas padronizadas permitem que os funcionários tenham acesso às ferramentas de software de que precisam, aumentando a produtividade e a segurança.
Com o SAM, os líderes de TI mantêm atualizado o inventário de softwares, monitoram os padrões de uso em tempo real, identificam softwares subutilizados e muito mais, protegendo os investimentos em software da organização e aumentando a eficiência operacional.
Quais são as práticas recomendadas para um bom gerenciamento de ativos de software?
Para implementar o SAM, é preciso seguir várias práticas recomendadas que aprimorem o uso de softwares, promovam o cumprimento das licenças e maximizem o valor dos investimentos nesse tipo de ativo. As 5 práticas recomendadas mais importantes são:
1. Criar uma política de gerenciamento de ativos de software
A criação de uma política formal de SAM é a etapa básica do gerenciamento de softwares de TI, porque é uma referência clara e confiável. Essa política deve descrever como todos os ativos de software serão gerenciados, detalhando as funções e responsabilidades da liderança e dos funcionários, além de incluir os objetivos da organização para o gerenciamento de software e as diretrizes de aquisição, uso e descontinuação.
Garantir que todos os funcionários entendam e sigam a política de SAM é fundamental para o sucesso. Sessões regulares de treinamento e atualizações sobre a política podem ajudar a reforçar sua importância e incentivar a conformidade entre os membros da equipe.
2. Realizar auditorias regulares
As auditorias regulares têm papel fundamental na manutenção de um inventário preciso dos ativos de software e na garantia da conformidade com os contratos de licenciamento. Essas auditorias envolvem a avaliação do uso de softwares, a identificação de discrepâncias, como instalações não autorizadas, e a adoção de medidas corretivas quando necessário.
Por monitorarem a conformidade com os contratos de licenciamento dos fornecedores de software, as trilhas de auditoria são como uma medida preventiva para evitar taxas desnecessárias e reduzir os riscos de segurança de softwares obsoletos. As ferramentas de automação podem acelerar muito esse processo de auditoria, descobrindo instantaneamente os softwares instalados em todos os dispositivos gerenciados e transformando a coleta de dados em um processo de apenas alguns cliques.
3. Escolher a solução certa de gerenciamento de ativos de software
A escolha da solução de SAM é um divisor de águas entre sucesso e fracasso. Uma ferramenta de SAM dedicada pode simplificar tarefas como gestão de inventário, monitoramento de licenças e conformidade regulatória, dando uma visão geral precisa da sua estrutura de software na metade do tempo e por uma fração do custo.
Além disso, você pode optar por uma solução de SAM com recursos avançados para identificar o software necessário para a ambientação ou o desligamento de funcionários com base nas necessidades específicas do departamento.
O melhor software de gerenciamento de ativos de TI do GoTo Resolve vem com todos esses recursos robustos de SAM e muito mais, dando a você a chance de ver em primeira mão os benefícios de um inventário abrangente de ativos de software de TI, de fluxos de trabalho automatizados e de relatórios com insights detalhados, tudo em uma plataforma fácil de usar.
4. Padronizar a aquisição
A padronização dos processos de aquisição é essencial para manter a consistência e o controle dos softwares comprados. Essa estrutura envolve a criação de padrões claros para compra, renovação ou descontinuação de softwares para garantir o alinhamento com as políticas organizacionais.
Com a implementação de um sistema de aquisição centralizado, as equipes de TI podem acompanhar as compras de software, gerenciar o relacionamento com fornecedores e negociar termos favoráveis. A padronização também reduz o risco de instalações não autorizadas de software e garante que todas as aquisições de software atendam aos padrões de segurança e conformidade da organização. Uma solução de SAM avançada simplifica esse processo de aquisição, uma vez que a gestão dos vários contratos com fornecedores não será mais manual.
5. Monitorar o uso do software
O monitoramento do uso do software é essencial para otimizar a alocação de recursos e reduzir custos. Ao identificar softwares não utilizados ou subutilizados, as organizações podem consolidar licenças, realocar recursos e eliminar despesas desnecessárias. Também é importante saber se há softwares usados em excesso para tomar uma decisão embasada sobre sua distribuição.
O monitoramento do uso de softwares envolve o acompanhamento de métricas, como índices de instalação de software, frequência de uso e feedback do usuário. Esses dados dão informações valiosas sobre a eficiência do software e ajudam a identificar áreas de melhoria.
Implementação do gerenciamento de ativos de software com o GoTo Resolve
Seguindo essas práticas recomendadas, você pode simplificar o SAM e manter os custos sob controle com a ferramenta certa. O software de gerenciamento de ativos de TI do GoTo Resolve, que vem com recursos robustos de SAM, é a solução ideal. Com recursos automatizados que identificam rapidamente todos os aplicativos instalados em dispositivos Windows gerenciados, o GoTo Resolve pode ajudar você a criar um inventário completo de software com detalhes personalizados e recomendações práticas.
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