Uma solução de telefonia empresarial moderna oferece conectividade de alta qualidade entre profissionais e clientes sem o incômodo e a megaestrutura dos sistemas de telefonia tradicionais. Uma solução em nuvem usa voz por IP (VoIP) e pode oferecer ramais telefônicos ilimitados, ajudando quem está ligando a falar com as pessoas certas em um instante e sem complicações.
A ideia de adicionar um ramal a um número de telefone nunca deve ter passado pela cabeça de muitos empresários — até agora. As pessoas normalmente imaginam um ramal como outro telefone de uma mesa ou pessoa específica para o qual é possível direcionar uma ligação, e não conhecem outros exemplos incríveis de ramal.
Vamos começar do início
Antes de entender como os ramais funcionam em números de telefone, vamos ver o que os ramais telefônicos agregam para a experiência do usuário.
Flexibilidade: a pessoa que liga pode falar com seus profissionais com discagem por nome ou por número. Mensagens gravadas podem ser personalizadas com base no autor da chamada ou no ramal.
Capacidade de expansão: quando se tem ramais ilimitados, o céu é o limite. Entenda profundamente os resultados da sua campanha de marketing atribuindo ramais únicos a públicos segmentados, facilitando a análise do ROI. Ou adicione ramais para grupos de especialistas em determinado assunto com base nas necessidades dos contatos.
Facilidade de uso: com um editor de arrastar e soltar, seus administradores não precisam saber programar para ter controle total e sofisticado sobre cada ramal.
O que é um ramal telefônico?
Alguns aspectos do sentido principal de um ramal telefônico não mudaram: o ramal ainda é um código curto que o autor da chamada pode digitar depois de estar em uma ligação com o número principal. No mundo do telefone tradicional, um ramal era um destino físico, normalmente em um escritório. O ramal podia ser associado a um telefone de mesa específico, uma máquina de fax ou um computador com um atendente virtual.
Com as soluções em nuvem, é possível atender a uma ligação nos ramais telefônicos de qualquer lugar e em qualquer dispositivo. Passar mais fios ou modernizar equipamentos não é mais necessário para adicionar conexões mais sofisticadas entre seus contatos e profissionais.
A diferença entre número virtual e ramal
Um ramal dá ao autor da chamada opções e flexibilidade depois de ligar para o número de telefone principal que você disponibilizou como ponto de contato. Com os ramais, você pode conduzir a pessoa que liga em uma jornada depois de entrar em contato com você por um número divulgado em uma campanha de anúncios, um formulário de contato ou um cartão profissional.
Um número virtual é uma alternativa de fazer contato com sua empresa. O número virtual não está associado a uma mesa ou local específico e pode encaminhar uma ligação a qualquer pessoa ou ramal, com ou sem um cumprimento de atendimento ou escolha de IVR. Números virtuais e ramais podem ser complementares, mas funcionam de forma um pouco diferente e servem a objetivos diferentes.
Compreensão dos tipos de ramal
Esses ramais oferecem liberdade total de combinação, ou seja, você não precisa criar um mapa elaborado do contact center antes de começar.
Ramais diretos: o tipo mais básico e antigo de ramal só conduzia o autor da chamada a um usuário específico do sistema. O ramal pode ser configurado para tocar na linha principal ou secundária desse usuário.
Filas de chamada: esse ramal coloca o autor da chamada em um padrão de espera, aguardando ser atendido por um grupo de agentes com base nas regras especificadas nos bastidores e nos agentes conectados e disponíveis para o grupo a qualquer momento.
Grupos de chamada: um ramal de grupo de chamada faz tocar os telefones (ramais ou números externos) de vários usuários de uma vez, sem que haja a espera em uma fila de chamadas.
Fax virtual: esse ramal convida o autor da chamada a enviar um documento por fax. A imagem gerada é enviada por e-mail (em anexo) à caixa de entrada que você especificar.
Correio de voz compartilhado: o autor da chamada é convidado imediatamente a deixar uma mensagem, que pode ser ouvida por um grupo de vários usuários. É possível combinar esse recurso com um correio de voz pessoal de um usuário associado ao seu ramal.
Pontes de conferência: conferência de áudio instantânea com até 20 usuários. É possível criar um código de acesso para o organizador e/ou os participantes para oferecer controle de acesso seguro com as pontes de conferência.
Planos de discagem: um ramal de plano de discagem oferece mais capacidade de personalização e controle. Usando um editor de arrastar e soltar, você pode criar destinos personalizados para o contato com base na ID do autor da chamada, na disponibilidade do agente, nas informações dadas ao atendente virtual e muito mais.
Como adicionar um ramal para um novo usuário
Se alguém foi contratado pela sua organização recentemente e precisa de um ramal, siga os passos abaixo.
- Entre no portal de administração.
- Em Visão geral de ramais, selecione Adicionar ramal.
- Escolha o tipo de ramal de que você precisa. A maioria dos novos usuários começa com um ramal direto, que cria automaticamente uma caixa de correio de voz pessoal.
- Preencha o formulário e salve.
- Informe o ramal ao usuário e o instrua a personalizar as configurações de cumprimento e de correio de voz!
Os benefícios constantes dos ramais
- É possível criar, modificar ou excluir qualquer tipo de ramal em qualquer lugar, inclusive pelo celular, conforme a necessidade.
- Os autores de chamada podem ignorar os atendentes e os cumprimentos quando sabem os ramais de que precisam.
- Uma navegação e um acesso melhores aos seus profissionais acabam oferecendo uma melhor experiência para o cliente.
- Quando você se sentir mais confortável com a solução, os editores de plano de discagem podem dar ao seu sistema de telefonia uma sensação ainda mais sofisticada.
Saiba como ramais telefônicos ilimitados podem ajudar sua organização.