Poucas coisas são tão boas quanto os ganhos de produtividade que uma caixa de ferramentas simples é capaz de oferecer. Tente se lembrar da última vez em que você viu um encanador, carpinteiro ou técnico de TV a cabo trabalhando. Todos eles têm uma caixa de ferramentas com chaves inglesas, martelos e alicates de arame sempre à disposição.
Agora, imagine se seu chefe mandasse você para uma tarefa no endereço do cliente com não só uma caixa de ferramentas, mas duas ou três. A produtividade cairia muito porque as caixas deixariam de ser práticas e passariam a ser um obstáculo.
Hoje, muitas empresas em crescimento sofrem com o excesso de ferramentas — um conjunto denso de tecnologias que foram compradas por motivos muito justos.
Agora, essas empresas têm pessoas no mesmo escritório realizando tarefas parecidas, mas em softwares diferentes. Cada aplicativo tem funções ligeiramente diferentes, o que cria pequenas lacunas na forma de trabalhar.
Todas essas pequenas lacunas juntas geram uma perda de produtividade que você precisa recuperar, e a única forma é integrando essas tecnologias em uma caixa de ferramentas disponível para toda a empresa.
Por que a integração tecnológica é importante para empresas de todos os portes
Como chegamos ao ponto de precisar de uma caixa de ferramentas para esses softwares?
Geralmente, as empresas compravam softwares locais que pareciam mais um daqueles carrinhos de ferramenta gigantes que os mecânicos usam. Essas soluções muito detalhadas ofereciam uma boa eficiência, mas eram caras e difíceis de personalizar para atender às necessidades exclusivas das empresas.
As tecnologias de software como serviço (SaaS) em nuvem simplesmente destruíram esse modelo. Os funcionários de hoje podem instalar aplicativos no computador de trabalho e celular pessoal facilmente. Com essas ferramentas, é possível trocar mensagens de texto, participar de videoconferências, agendar reuniões, colaborar em projetos e realizar dezenas de outras tarefas de trabalho.
Mas isso pode significar que seis pessoas do mesmo departamento usam meia dúzia de ferramentas diferentes para realizar a mesma tarefa. Obviamente, o gerente de departamento pode reduzir o caos insistindo para que todos usem os mesmos aplicativos para determinadas tarefas.
Tudo vai bem até que aquele departamento no final do corredor escolha outra ferramenta. É praticamente inevitável: a tecnologia é baseada na nuvem, econômica e fácil de instalar, e cada ferramenta funciona um pouco melhor para cada caso de uso.
Essa liberdade tem um custo: ecossistemas tecnológicos fragmentados que reduzem a produtividade. Por outro lado, se todos têm uma única caixa de ferramentas com os mesmos recursos, ninguém perde tempo aprendendo a usar diferentes interfaces de usuário e dominando as peculiaridades que dificultam a experiência do usuário de qualquer solução.
O que é fragmentação tecnológica — e quanto custa
As tecnologias de comunicação empresarial ajudam a ilustrar como chegamos até aqui. Dezenas de empresas vendem soluções de chamadas de voz, e-mail, mensagens de texto, videoconferência e muito mais sob o guarda-chuva das comunicações unificadas como serviço (UCaaS).
Essas ferramentas foram simplesmente vitais nessa mudança das empresas para o trabalho remoto. Mas agora é hora de arrumar a bagunça que foi feita. Em média, as empresas usam 2,6 ferramentas de comunicações unificadas, e 46% usam três ou mais.
Ironicamente, todas essas ferramentas instaladas para promover a eficiência estão fazendo o oposto: minando os ganhos de produtividade em mais de 25%.
O problema é ainda mais grave para as pequenas empresas, cujas equipes de TI já têm muito o que fazer. É preciso muito tempo para enfrentar o oceano de ameaças de ransomware, e os funcionários que precisam de ajuda para se ambientar, trocar senhas e para outras tarefas de suporte.
As equipes de TI também perdem tempo implementando, gerenciando e configurando essas ferramentas. São muitas responsabilidades para pouco pessoal, como atribuição de licenças e permissões, proteção contra ataques cibernéticos, treinamento e ambientação de colegas, adição de integrações e portabilidade de dados de vários fornecedores.
Integrar as UCaaS em uma única caixa de ferramentas pode ajudar a aliviar a pressão sobre as equipes de TI das pequenas empresas.
O que procurar em uma solução de SaaS centralizada
Se você quer uma solução para pequenas empresas, uma forma de manter sua caixa de ferramentas simples e eficiente é procurar um fornecedor de SaaS que:
- Unifique. Todas as funções de que você precisa devem ficar centralizadas em uma interface intuitiva que seja simples de implementar e gerenciar para uma equipe de TI pequena. Também é preciso ser fácil de usar e não exigir muito treinamento para aprender a usar.
- Integre. Os aplicativos devem se conectar com fluidez a outras plataformas de tecnologia, como CRM e análise.
- Amplie. Os aplicativos devem ser compatíveis com celulares e tablets. As soluções também devem liberar sua equipe de tecnologia para se concentrar no uso da tecnologia para construir uma marca e fortalecer os relacionamentos comerciais.
- Tenha preço competitivo. As tarifas devem ser competitivas e apresentar custos previsíveis que ajudem você a não estourar o orçamento.
- Ofereça suporte a usuários. Os fornecedores devem prestar suporte imediato para que os usuários possam tirar dúvidas rapidamente e voltar ao trabalho o mais rápido possível.
- Proteja. As práticas recomendadas de segurança devem limitar o risco de ataques cibernéticos.
- Analise. Uma capacidade de análise robusta deve ajudar você a identificar ineficiências e otimizar fluxos de trabalho.
- Seja estável. Com tempo de atividade máximo, o fornecedor deve manter todos produtivos o tempo todo.
Aqui na GoTo, nosso foco é levar tudo isso, todos os dias, para os clientes que confiam na nossa plataforma de comunicações e experiências unificadas. Apesar de todas as maravilhas digitais ao alcance hoje em dia, nunca é demais lembrar o que os comerciantes e artesãos já descobriram há séculos:
Se você precisa de uma ferramenta agora, tem que guardá-la na sua caixa de ferramentas (e uma caixa de ferramentas só basta).
