Cómo organizar una reunión en línea o configurar una teleconferencia | GoTo
Las conferencias y reuniones en línea permiten interactuar con los asistentes de manera sencilla y eficaz. Al organizar un encuentro en línea y reunir a todas las personas en un mismo espacio digital, puede comunicar ideas y compartir pensamientos de manera eficaz y en grupo, sin importar las distancias.
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Paso 1. Iniciar sesión en su cuenta
Para configurar teleconferencias o reuniones en línea, debe registrar una cuenta en GoToMeeting. GoToMeeting ofrece una prueba gratuita de 14 días para que compruebe cómo funciona el servicio antes de tomar una decisión. Una vez que haya creado su cuenta, inicie sesión para acceder a sus opciones en la página “Mis reuniones”. -
Paso 5. Editar los detalles e invitar a los asistentes
Utilice la página “Mis reuniones” para invitar a los asistentes. Puede volver a editar los detalles e invitar a más personas en cualquier momento. Los complementos opcionales también permiten programar reuniones directamente en Outlook o Google Calendar. -
Paso 2. Programar el horario de una reunión
En la página “Mis reuniones”, haga clic en el botón “Programar”, que se encuentra en la sección “Programar una reunión”. Se abrirá una ventana nueva en su navegador. Utilice las opciones disponibles para seleccionar una fecha y un horario para la teleconferencia y determine si la reunión será recurrente. Si los asistentes se encuentran en diferentes zonas horarias, asegúrese de programar la reunión en un horario que sea conveniente para todos. Nosotros recomendamos los jueves entre las 12:00 p. m. y las 3:00 p. m. -
Paso 6. Iniciar la reunión
Si quiere organizar rápidamente una reunión no programada, puede hacerlo desde la página “Mis reuniones”. Haga clic en “Iniciar reunión” y después en “Compartir” para enviar los detalles de la reunión a los asistentes. Para iniciar una reunión programada, diríjase a su historial de reuniones, busque la reunión correspondiente y haga clic en el botón “Iniciar”. -
Paso 3. Seleccionar las opciones de audio
En la misma ventana, haga clic en la pestaña “Audio” para acceder a las opciones de audio. Puede optar por utilizar el audio de su ordenador, como un micrófono y altavoces, o utilizar su propio servicio de teleconferencias. GoToMeeting también ofrece opciones de larga distancia y de números gratuitos, además de la función Call Me. -
Paso 7. Acceder al panel de control
Durante la reunión, puede acceder a una variedad de opciones desde el panel de control, que se encuentra en el margen derecho de la ventana del navegador. Desde allí, también puede acceder a la lista completa de los asistentes de la teleconferencia. -
Paso 4. Configurar permisos y contraseñas
En esta ventana, puede acceder a otras dos pestañas: “Coorganizadores” y “Contraseña”. En la pestaña “Coorganizadores”, puede determinar si otra persona tendrá los mismos permisos que el organizador, lo cual le permitirá dirigir y controlar la llamada desde su propio ordenador. Además, si quiere añadir una capa adicional de seguridad, puede establecer una contraseña en la pestaña “Contraseña” y después enviar esta información a los asistentes. -
Paso 8. llevar a cabo la reunión
Una vez que haya terminado la teleconferencia, asegúrese de que los asistentes no tengan preguntas ni inquietudes. Comparta las grabaciones de la llamada con todos los participantes. -
Paso 9. Realizar un seguimiento
Contacte a los asistentes después del seminario virtual, preferentemente en un plazo de 24 horas. Pregunte si tienen más consultas o solicitudes. -
¿Cuáles son los beneficios de las teleconferencias?
Saber cómo organizar una reunión en línea con GoToMeeting es solo una parte del proceso. Aquí encontrará algunas razones por las cuales debería utilizar teleconferencias en su empresa.
Simplifique sus comunicaciones
Reunir a todas las personas en una sola llamada telefónica no tiene que ser algo complicado. Gracias a las opciones de contacto y de programación integradas en GoTo Meeting, puede reunir a su equipo con un solo clic.
Conéctese sin límites
Las teleconferencias de GoTo Meeting son compatibles con cualquier ordenador o portátil, ya sea Mac o PC. Además, son totalmente compatibles con los dispositivos móviles iOS y Android mediante la aplicación oficial de GoTo Meeting. Esto significa que tendrá acceso directo a las increíbles opciones de conferencia esté donde esté.
Integre sus calendarios
Lo que menos necesita es que otro programa le envíe recordatorios e intente obtener su atención. Gracias a los complementos de GoToMeeting, puede programar y acceder a reuniones directamente desde los calendarios de Outlook y de Google.
Con GoToMeeting, llevar a cabo conferencias es muy simple
GoToMeeting ofrece una gama completa de funciones para las teleconferencias para asegurar que obtenga el mayor provecho de sus reuniones.
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Números gratuitos opcionales para más de 50 países
Póngase en contacto con su equipo y con sus clientes actuales y potenciales de todo el mundo sin que tengan que preocuparse por los recargos de larga distancia. GoToMeeting ofrece números gratuitos para más de 50 países.
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Grabación gratuita de las teleconferencias
No permita que la información y las ideas importantes queden en el olvido. La grabación de llamadas de GoToMeeting crea un registro digital y una transcripción de sus teleconferencias para que pueda revisar, compartir y guardar los detalles para el futuro.
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Teleconferencias con solo un clic y opción de compartir pantalla
Cuando está llevando a cabo una teleconferencia, lo que menos necesita es que los controles sean confusos o demasiado complejos. GoToMeeting hace que configurar una reunión y compartir su pantalla sea tan sencillo como pulsar un botón.
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Invitaciones de correo electrónico personalizadas
Envíe invitaciones personalizadas por correo electrónico que se dirijan personalmente a cada invitado, a fin de representar a su marca de manera eficaz y demostrar que cuida hasta el más mínimo detalle.
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Conferencias con vídeo de alta calidad
Si el audio no es suficiente, incorpore vídeo de alta calidad a sus conferencias. Así no se perderá ningún gesto comunicativo.
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Programación integrada
Incorpore GoToMeeting a los calendarios que ya utiliza. Los complementos de GoToMeeting para los calendarios de Outlook y de Google permiten que pueda tener sus actividades programadas más importantes en un solo lugar.
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Aplicaciones móviles
Ni usted ni los participantes deben sentirse atrapados en la oficina. Las aplicaciones móviles de GoToMeeting para iOS y Android hacen que participar en conferencias mientras se está en movimiento sea una realidad.
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Conexiones sin reserva previa
Mediante OpenVoice, puede incluir hasta 500 participantes en una teleconferencia de audio sin tener que programar o reservar una capacidad de conexión por anticipado. Lleve a cabo conferencias de audio cada vez que lo necesite y de manera inmediata.
Obtenga respuestas a todas sus preguntas sobre las reuniones
- Una lista de verificación para planificar una reunión es un recurso que le ayudará a organizar un encuentro exitoso. A continuación, encontrará algunos puntos que puede incluir en la lista de verificación para planificar una reunión:
- Identificar el propósito de la reunión.
- Crear una agenda inicial.
- Formular una lista de los participantes de la reunión.
- Determinar los roles de los participantes de la reunión.
- Programar una fecha, un horario y una ubicación para la reunión.
- Enviar una invitación a los participantes más importantes de la reunión.
- A continuación, encontrará algunos consejos para iniciar una teleconferencia con éxito:
- Para comenzar la teleconferencia, preséntese y presente al resto de participantes en la llamada.
- Comente en pocas palabras el propósito de la reunión y pase rápidamente al tema principal.
- Coordine el orden de las intervenciones antes de la llamada.
- Modere el debate para que el equipo no se desvíe del tema y no hable de asuntos irrelevantes.
- Cuando termine la llamada, envíe un resumen breve de la reunión.
- La mejor manera de presentar a alguien en una teleconferencia es la siguiente:
- Mencionar brevemente su nombre y su cargo.
- Explicar en pocas palabras por qué asiste a la reunión.
- Comentar que esa persona hará una presentación durante la reunión (si procede).
La etiqueta para las teleconferencias incluye empezar a la hora, brindar toda su atención a los participantes de la reunión y no interrumpir a quienes estén hablando. De la misma manera en que no llegaría tarde a una reunión presencial importante, debe ser puntual en las teleconferencias. Cuando no esté hablando, un detalle de cortesía es mantener el micrófono silenciado para evitar los ruidos innecesarios o el retorno.
El costo de las teleconferencias suele ser muy asequible, con precios que varían según la cantidad de usuarios y las funciones que se necesiten. Generalmente, las plataformas más sólidas para teleconferencias ofrecen más funcionalidades y, en consecuencia, tienen un costo un poco más elevado. Un buen servicio de teleconferencias, por lo general, puede costar entre 14$ y 40$ por mes, según el plan seleccionado. Consultar los precios de GoToMeeting
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